Setiap kegiatan yang bersifat resmi hendaknya didokumentasikan dalam bentuk laporan tertulis. Demikian pula dengan rapat resmi. Laporan pelaksanaan rapat disebut notulen (ada juga yang menyebut notula).
Apa itu Notulen? Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) ataupun diskusi serta hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan. Sedangkan notulis adalah orang yang membuat notulen.
Notulen tidak memiliki format yang standar. Hal ini tergantung pada kesepakatan organisasi yang menyelenggarakn acara notulen tersebut.
Notulen harus dibuat secara lengkap, runtut, singkat, dan padat. Karena merupakan laporan resmi, bahasanya pun harus menggunakan ragam resmi.
Ada berbagai ragam notulen. Notulen yang baik minimal memuat berikut ini:
- judul notulen
- waktu (hari, tanggal, dan pukul) rapat
- tempat rapat
- pemimpin rapat
- peserta rapat
- susunan rapat
- rincian jalannya rapat
- tempat dan tanggal pembuatan notulen
- nama serta tanda tangan notulis dan ketua rapat
- lampiran (misalnya, daftar hadir peserta rapat)
Pengertian Notulen
Beberapa kegiatan yang sering kita jumpai dalam suatu instansi baik itu pendidikan, perusahaan atau yang lainnya pada ruang lingkup kecil sampai besar pasti ada suatu hal penting yang harus dirapatkan.
Maka mencatat semua hal-hal penting di dalam suatu proses diskusi atau rapat tersebut perlu adanya catatan penting yang berisi rangkuman kegiatan tersebut yang biasa disebut dengan notula.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), notulen atau notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Definisi notula berarti sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.
Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat atau pertemuan dan berisikan ringkasan tentang jalannya rapat, seminar, diskusi, atau sidang dan hal yang dibicarakan serta diputuskan dalam rapat tersebut dari awal acara sampai akhir acara.
Notula merupakan sumber informasi atau dokumen yang bersifat otentik. Notula harus ditulis secara teliti, artinya semua informasi atau pokok persoalan yang dibahas dalam rapat harus ditulis tangan atau diketik dengan tepat.
Semua yang ditulis haruslah sesuai dengan pokok pembicaraan dan dengan kalimat yang jelas sesuai dengan pembahasan yang ada.
Fungsi dan Tujuan Notulen
Notulen perlu dibuat karena dapat digunakan untuk keperluan berikut:
- Dokumentasi atas pelaksanaan kegiatan.
- Bahan laporan kepada atasan atau pihak terkait.
- Bahan pengambilan keputusan pada rapat berikutnya.
- Alat bukti autentik atas telah dilaksanakannya rapat.
- Sumber informasi tentang proses pelaksanaan rapat
- Pedoman untuk rapat berikutnya.
- Alat pengingat untuk peserta rapat.
- Alat pengukur kesuksesan suatu rapat.
- Alat untuk rapat semu.
Macam-Macam Notulen
Telah dikemukakan sebelumnya bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Notula ini juga dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:
Notulen Harfiah
Pengertian notulen harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).
Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman; dan gabungan dari keduanya.
Notulen Rangkuman
Notulen rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat.
Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah sesuai dengan tema rapat dan tujuan rapat.
Apabila pembicaraannya tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.
Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif.
Dalam kata lain notulen harus ditulis dengan kalimat singkat, jelas, dan tepat serta dapat dipahami orang lain.
Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya.
Bagian Notulen
Isi Notulen Rapat
Notulen yang baik bukan notulen yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Notulen yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini:
- Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.
- Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
- Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
- Tempat rapat.
- Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
- Nama dan jabatan pimpinan rapat.
- Daftar hadir peserta.
- Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
- Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
- Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
- Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
- Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
- Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
Notulen harus objektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli.
Notulen yang baik harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
- Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).
- Bahasa notulen mudah dipahami pembaca.
- Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait.
- Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
- Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.
- Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.
- Unsur-unsur yang terlibat dalam acara (ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis, peserta).
Isi Notulen
Isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas dan hasil keputusan rapat. Isi notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan sistematis.
Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi empat yaitu:
- Kata pembuka
- Pembahasan
- Pembacaan keputusan
- Waktu (jam) penutupan
Bagian akhir notulen
Bagian akhir notulen merupakan penulisan terakhir yang terkandung didalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal-hal akhir penulisan notulen.
Bagian akhir notulen dibagi menjadi tiga yaitu:
- Nama jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat, atau NIP
Penandatangan
Penandatangan berisi tentang tanda tangan dari pihak-pihak yang dianggap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut.
Notulen biasanya ditanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris, notulis.
Susunan notulen
Susunan notulen secara garis besar hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih ada perbedaan sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menyusun notulen.
- Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.
- Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ... sampai selesai ...
- Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notulen.
- Meskipun notulen ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Anto mengemukakan bahwa ...., maka ketua menyetujui usulan tersebut dan ....
- Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlahnya, misal yang setuju ..... orang dan yang tidak setuju ..... orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengacungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.
- Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notulen dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta ketua rapat tersebut.
- Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hari pada saat rapat berlangsung.
Prosedur Penulisan Notulen
Langkah-langkah membuat Notulen
Berikut ini langkah-langkah menulis notulen secara baik, perhatikan langkah-langkah berikut.
- Tentukan lerlebih dahulu format notulen yang lengkap sesuai kondisi dan keperluan rapat.
- Judul notulen yang berisi organisasi penyelenggara rapat.
- Keterangan penyelenggaraan rapat yang meliputi tempat rapat, tanggal dan waktu penyelenggaraan, pemimpin rapat, acara rapat, dan peserta rapat.
- Pelaksanaan rapat yang meliputi pembukaan, sambutan, pemaparan, sesi tanya-jawab, dan penutup.
- Penandatanganan notulen.
Langkah penulisan notulen adalah sebagai berikut:
- Catat seluruh proses rapat yang diikuti apa adanya dengan tidak menambah atau mengurangi materi.
- Catat simpulan atau kesepakatan yang terjadi dalam rapat tersebut secara cermat.
- Tulislah notulen tersebut secara rapi, dengan memperhatikan penulisan kalimat dan penggunaan bahasa yang mudah dipahami, serta penggunaan tanda baca yang tepat.
Syarat menjadi Seorang Notulis
Untuk menjadi seorang nolusi yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimilki seorang notulis.
Seorang notulis harus terampil atau mampu:
- Mendengarkan dan menulis
- Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
- Memiliki konsentrasi yang tinggi
- Mampu untuk menulis atau mengetik dengan cepat
- Mampu untuk bersikap objektif dan jujur dalam menulis catatan rapat
- Menguasi bahasa yang baik dan benar dalam menuangkan penulisan di notulen tersebut
- Menguasai materi pembahasan dengan baik dan benar
- Menguasai metode pencatatan yang sistematis agar mudah untuk dimengerti dan dibaca oleh pembaca atau pimpinan untuk membuat suatu keputusan
- Menguasai metode pengolahan data
- Menguasai berbagai hal yang berhubungan dengan rapat
- Menyimpulkan hasil dari rapat, seminar, sidang atau diskusi dan konferensi
Bentuk Notulen Rapat
Hari/tanggal :
Jam :
Tempat :
Pemimpin rapat :
Peserta :
Acara:
- Pembukaan
- Penjelasan
- Pembahasan
- Tanggapan
- Keputusan rapat
Jalannya rapat :
Pembukaan :
Penjelasan :
Pembahasan :
Tanggapan :
Keputusan rapat :
Pimpinan rapat :
Notulis :
Contoh Notulen
Contoh Notulen Rapat OSIS SMA
Penyelenggara : OSIS SMA Teguh Setia
Hari/tanggal : Selasa, 25 Januari 2005
Tempat : Gedung Serba Guna SMA Teguh Setia
Pemimpin rapat : Ketua OSISI
Pembicara : Kepala Sekolah SMA Teguh Setia
Peserta yang hadir : Seluruh siswa SMA Teguh Setia
Masalah yang dibahas : Pemanfaatan lahan sekolah untuk hal yang produktif
Pelaksanaan
1. Simpulan (hasil yang dicapai)
a. SMA Teguh Setia masih memiliki kalah yang dapat diberdayakan sebagai kebun sekolah.
b. Di kebun sekolah perlu ditanam aneka buah.
2. Saran
Sebaiknya, ditanami buah-buahan yang dapat dijual di pasaran.
3. Hambatan
Kekurangan dana yang tersedia
4. Rencana yang akan datang
Membuat kios untuk menjual buah-buahan tersebut.
Mengetahui, Hormat saya,
Pimpinan Diskusi Notulis
Contoh Notulen Hasil Diskusi
Tanggal diskusi : 20 Oktober 2013
Tempat diskusi : Aula Belle Li Mbui
Waktu diskusi : Pukul 10.00-12.00
Tema diskusi : Pendidikan Berbasis Karakter
Moderator : Khumairoh
Panelis/Pembicara : 1. Prof. Dr. Khairunnisa, M.A & 2. Dr. Inayah, M.Pd
Peserta : Guru-Guru se-Kota Gorontalo
Jumlah : 123 orang
Uraian pelaksanaan Diskusi : Diskusi dimulai dengan pengantar oleh Prof. Khairunnisa bahwa pendidikan karakter mengajarkan kebiasaan cara berpikir dan perilaku yang membantu individu untuk hidup dan bekerja sama sebagai keluarga, masyarakat, dan bernegara dan membantu mereka untuk membuat sebuah keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan. Paparan diskusi dilanjutkan dengan 9 Pilar Karakter yang disampaikan oleh Dr. Inayah. Setelah presentasi dari kedua pembicara tersebut, dibuka sesi pertanyaan.
Pertanyaan 1 : Imel, S.Pd: Bagaimana mengaplikasikan nilai-nilai karakter mengenai kejujuran pada pembelajaran?
Pertanyaan 2 : Haim, S.Pd: Apa yang melatarbelakangi lahirnya pendidikan: berbasis karakter?
Pertanyaan 3 : Michael, S.Pd: Sebenarnya apa substansi dari karakter itu sendiri mohon diberikan penjelasan mengenai batasannya!
Jawaban 1 : Dr. Inayah: Di dalam pembelajaran sebenarnya nilai-nilai kejujuran dapat diterapkan melalui pemberian tugas kepada siswa agar secara sportif dan kreatif melaksanakan tugas-tugas masing-masing dengan tidak menyontek dan mem-plagiat.
Jawaban 2 : Prof. Khairunnisa: Sebenarnya munculnya gagasan program pendidikan karakter dalam dunia pendidikan dimaklumi karena selama ini dirasakan, proses pendidikan ternyata dianggap belum berhasil membangun manusia Indonesia yang berkarakter.
Jawaban 3 : Prof. Khairunnisa: Karakter merupakan struktur antropologis manusia yang sebenarnya dapat dibangun melalui pendidikan. Pendidikan karakter di Indonesia telah lama berakar dalam tradisi pendidikan yang sejak dimulai oleh Ki Hajar Dewantoro, Soekarno dan Hatta telah mencoba menerapkan semangat pendidikan karakter sebagai pembentuk kepribadian dan identitas bangsa sesuai dengan konteks dan situasinya.
Kendala yang Dihadapi : Pada pelaksanaan diskusi terdapat dua buah LC, namun satu di antaranya bermasalah karena gambar di layar tampak buram sehingga power point materi yang disajikan tidak terlalu jelas.
Kesimpulan : Pendidikan karakter memang sangat dibutuhkan oleh bangsa Indonesia. Hal ini dikarenakan begitu banyaknya orang pintar di negeri ini, namun terkadang masih memiliki sikap tidak jujur, tidak amanah, tidak bertanggung jawab, bahkan anarkis. Pendidikan karakter sangat baik diterapkan lebih awal melalui pendidkan TK sampai Perguruan Tinggi.
Contoh Notulen Seminar
Tanggal : 26 April 2005
Waktu : Pukul 9.00 s.d. 11.30 WIB
Tempat : Aula SMP Merah Putih
Tema diskusi : "Remaja dan Pergaulan Bebas"
Tujuan : Mencermati perkembangan pergaulan remaja yang cenderung mengarah pada pergaulan bebas serta menentukan langkah-langkah pembinaan.
Pembicara : Drs. Ramlah Panigoro
Ketua/moderator : Tiana Juliasyah
Notulis : Wulandari Septiani
Jumlah peserta : 50 orang siswa
Susunan acara :
1. Pembukaan
2. Penyajian materi
3. Tanya jawab
4. Penutup
Pokok permasalahan yang dibicarakan:
1. Perkembangan remaja dalam konteks masa kini
2. Tinjauan sisi posisif dan negatif pergaulan remaja saat ini
3. Meminimalisasikan pergaulan negatif remaja untuk menghindari pergaulan bebas yang bertentangan dengan agama dan nilai-nilai moral masyarakat
4. Menumbuhkan motivasi remaja mengembangkan potensi dirinya.
Kesimpulan: Semakin maraknya pengaruh budaya barat berakibat pada kehidupan pergaulan remaja saat ini. Oleh karena itu, kita harus mampu menyaring pengaruh-pengaruh negatif budaya tersebut agar tidak terjerumus pada kesesatan yang akan merugikan diri kita di dunia dan akhirat.
Ketua/Moderator Notulis
Tiana Juliansyah Wulandari Septiani
Baca juga: Materi Resensi
Demikianlah artikel tentang materi notulen, mulai dari pengertian, tujuan dan fungsi, macam-macamnya, cara membuat notulen dan contohnya. Semoga bermanfaat. Sekian dan terima kasih.
0 comments